Wat kost maatwerk software? Eerlijke prijzen en factoren

Een kleine, gerichte maatwerktoepassing kost grofweg 5.000 tot 15.000 euro. Een uitgebreider systeem met meerdere gebruikersrollen begint rond de 15.000 euro en loopt richting 50.000 euro of meer. Reken daarnaast op onderhoud en doorontwikkeling: 15 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar is een gangbare vuistregel. Wie klein begint met een werkende kern betaalt in de praktijk aanzienlijk minder dan wie vooraf alles wil vastleggen.

Maatwerk heeft de reputatie duur te zijn, en die reputatie schrikt precies de ondernemers af die er het meeste aan zouden hebben.

Wat is maatwerk software eigenlijk?

Software die speciaal voor jouw bedrijf en jouw manier van werken wordt gebouwd, in plaats van een standaardpakket waar je je werkwijze aan aanpast.

Of maatwerk voor jou de juiste keuze is, hangt af van hoe uniek je proces werkelijk is. Die afweging staat in maatwerk software of standaardpakket. Hier gaan we ervan uit dat je die keuze overweegt en wilt weten wat het kost.

Wat kost het per soort oplossing?

Een koppeling tussen twee systemen: 5.000 tot 12.000 euro. Je boekhouding die automatisch orders uit je webshop ophaalt, of je planning die uit je CRM wordt gevuld. Vaak de investering met de kortste terugverdientijd, omdat je direct handwerk schrapt.

Een gerichte interne tool: 5.000 tot 15.000 euro. Denk aan een generator die offertes maakt uit je prijslijst, of een dashboard dat cijfers uit drie systemen bij elkaar brengt.

Een klantportaal of planningssysteem: 15.000 tot 50.000 euro. Meerdere gebruikersrollen, rechtenbeheer, een interface waar buitenstaanders mee werken. Dat laatste drijft de prijs op: software die klanten gebruiken moet af zijn, software voor drie collega's mag ruw zijn.

Een compleet bedrijfssysteem: 50.000 euro en hoger. Hier is de vraag bijna altijd of het niet slimmer is om bestaande pakketten te koppelen.

Wat bepaalt de prijs?

Vier factoren wegen het zwaarst.

De omvang. Elk scherm, elke gebruikersrol en elke uitzondering op de regel is bouwwerk. Vooral die uitzonderingen: "behalve bij spoedorders, dan gaat het anders" is een zin die zomaar een week werk betekent.

Koppelingen. Verbinden met je boekhoudpakket, webshop of planning is waardevoller dan het lijkt, maar ook bewerkelijker. Een systeem met een goede, gedocumenteerde koppeling kost een fractie van een systeem waar je omheen moet werken.

De hoeveelheid bestaande chaos. Onduidelijke processen eerst stroomlijnen scheelt bouwkosten. Een proces dat niemand precies kan uitleggen, kan ook niemand bouwen. De uren die daarin gaan zitten worden vaak als "overhead" gezien, terwijl ze de goedkoopste uren van het project zijn.

De afwerking. Een tool voor drie eigen medewerkers hoeft minder gepolijst te zijn dan een portaal waar klanten mee werken. Wees hier eerlijk over, want het scheelt makkelijk dertig procent.

Zo houd je het betaalbaar: begin met een MVP

Een MVP is de kleinste versie die in de praktijk al waarde levert. Niet een half product, maar een compleet product met een kleine reikwijdte.

1. Schrijf op welk probleem de software oplost en wat het je nu per maand kost aan tijd of fouten. Zonder dat getal kun je later niet beoordelen of het gelukt is.
2. Schrap alles uit de wensenlijst wat niet direct aan dat probleem bijdraagt. Dat kan altijd later. De helft ervan blijkt achteraf overbodig.
3. Laat die kern bouwen en gebruik hem twee tot drie maanden. Wat je dan leert stuurt de doorontwikkeling beter dan elke specificatie vooraf.
4. Bouw daarna uit op basis van gebruik, niet op basis van de oorspronkelijke wensenlijst.

Zo spreid je de investering en weet je zeker dat elke euro naar iets gaat wat je echt gebruikt.

Hoe reken je de terugverdientijd uit?

Maak het concreet, want anders wordt het een gevoelsdiscussie.

Stel: drie medewerkers zijn elk vier uur per week kwijt aan handmatig overtypen. Dat is twaalf uur per week, ongeveer 550 uur per jaar. Bij 45 euro per uur is dat bijna 25.000 euro aan verloren tijd. Een koppeling van 10.000 euro die dat werk grotendeels wegneemt, is binnen een half jaar terugverdiend.

Tel daar de fouten bij op die je nu maakt en herstelt. Dubbele invoer betekent dubbele foutkans, en een foute order kost je meestal meer dan de tijd die je met invoeren kwijt was.

Wat je niet moet meerekenen: hypothetische omzetgroei. Die komt misschien, maar je kunt er de investering niet op baseren.

Wanneer is maatwerk juist een slecht idee?

Drie situaties waarin je beter niet begint:

• Je proces verandert nog elk kwartaal. Dan bouw je iets voor een werkwijze die er straks niet meer is. Wacht tot het is uitgekristalliseerd.
• Er bestaat een standaardpakket dat 80 procent dekt. Die laatste 20 procent zelf bouwen is vrijwel altijd duurder dan je werkwijze een beetje aanpassen.
• Je hebt intern niemand die eigenaar is. Maatwerk vraagt beslissingen tijdens de bouw. Zonder iemand die die neemt, wordt het bureau gedwongen te gokken.

Let ook op de fase erna. Software die als "klaar" wordt opgeleverd en daarna nooit meer wordt aangeraakt, wordt binnen twee jaar een blok aan je been. Waarom dat model niet werkt staat in waarom 'project klaar' het slechtste IT-model is.

Veelgestelde vragen

Van wie is de broncode als het af is?Dat moet je vooraf vastleggen. Zorg dat je eigenaar bent van de code, of minimaal een licentie hebt waarmee je bij een andere partij verder kunt. Zonder die afspraak zit je vast aan je bouwer.

Kan ik het in fases betalen?Meestal wel, en bij een MVP-aanpak is dat vanzelfsprekend: je betaalt per opgeleverd stuk. Wees voorzichtig met constructies waarbij je maandelijks betaalt maar niets bezit.

Waarom lopen offertes voor hetzelfde project zo uiteen?Meestal omdat er iets anders wordt aangeboden. De ene partij rekent op één ronde feedback, de andere op meelopen tot het werkt. Laat offertes uitsplitsen in analyse, bouw, testen en nazorg, anders vergelijk je appels met peren.

Wat kost het onderhoud?Reken op 15 tot 20 procent van de bouwkosten per jaar. Dat is geen winstmarge maar noodzakelijk werk: beveiligingsupdates, meebewegen met systemen waaraan je gekoppeld bent en kleine aanpassingen.

---

Wil je weten wat jouw idee ongeveer kost? Bekijk wat we doen met software laten bouwen of neem contact op. Je krijgt een eerlijke inschatting, en als een standaardpakket slimmer is zeggen we dat er gewoon bij.